Le classement de documents n’est pas une activité particulièrement réjouissante. Nous savons qu’en tant que patron, vous préférez vous consacrer à la production ou à la prospection. Pourtant le classement est une nécessité absolue. Avec un peu d’astuce et de méthode, vous obtiendrez un résultat tout à fait étonnant dont vous ne serez pas peu fier.
Avant de se lancer, il est nécessaire de savoir comment effectuer le classement .Partez du principe que chaque document doit être à une place précise. Factures, devis, plans, copies de déclarations, documents administratifs, échéanciers, relevés de banque, et même vos matérielles et consommables informatiques. Pour commencer, nous vous conseillons de hiérarchiser vos classements sur 3 niveaux différents :
- Votre bureau seul où ne prennent place que les documents en cours d’utilisation,
- Une pièce ou un rangement spécifique réservé aux documents de références,
- Un endroit plus éloigné dédié aux archives.
Nous vous conseillons de donner un intitulé à chaque document selon leur nature. Ce ne sont ici que des suggestions que vous pourrez adapter à votre situation et à votre secteur d’activité:
- « réf…. » pour les documents de référence
- « pro…. » pour les documents relatifs à un projet
- « adm…. » pour les documents administratifs
- etc.
Cette nomenclature peut être suivie d’une numérotation ou d’un système de datation. Conserver ses documents papier présente des avantages, notamment au niveau du confort de lecture et pour les documents de grande dimensions. Cependant, n’écartez pas l’éventualité de numériser systématiquement tout ou une partie de vos documents. Classer vos documents sur informatique permet une recherche facilitée par mots clés et référence. Très important : pensez à sauvegarder toutes vos données sur des supports durables et sécurisés.
NB : Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. Avec l’habitude, ce ne sera plus qu’une question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». La tâche épreuve n’en sera que plus difficile !
Si vous avez besoin de conseil ou d’assistance dans cette tâche n’hésitez pas à faire appel à Duo Expertise.