Les deux principes de base de l’archivistique sont :
- le principe du respect des fonds (principe de provenance), qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l’entité qui les a produits,
- le contrôle du cycle de vie de l’information.
Définition
Les archives sont un ensemble de documents conservés pour pouvoir prouver des droits ou témoigner de certaines activités. Par métonymie, elles désignent également le lieu où l’on conserve ces documents (bâtiment ou local de conservation,
Principes de base : Un principe, en sciences, est une notion fondamentale qui est à la base d’une science ou d’une technique. Lorsqu’il est de base, cela laisse entendre que d’autres principes reposent sur lui ou en dérivent directement.
Organisation des archives : Les archives peuvent de façon invariable, désigner (i) tout document que l’on crée ou reçoit dans le cadre de ses activités et que l’on conserve pour référence future ; (ii) les services et institutions qui collectent, classent et communiquent ces documents ; (iii) les locaux où sont conservés ces documents. Organiser les archives (documents, sens premier) reviendrait donc à leur faire subir un traitement approprié afin qu’elles puissent accomplir les fonctions auxquelles elles sont destinées.
Plusieurs principes régissent la pratique archivistique et sont tous aussi importants que les autres. Cependant, certains d’entre eux jouent un rôle de chantre, et sont donc surclassés afin de constituer un socle sur lequel reposent les autres. Ces principes clefs sont la notion de fonds d’archives, le principe du respect des fonds, la théorie des trois âges, le plan de classification (plan de classement), le cadre de classement, le calendrier de conservation, et le bordereau de versement.
a- La notion de fonds d’archives : Il s’agit d’une notion se référant à l’ensemble des articles issus du fonctionnement d’une entité, et devant être vus comme un tout même si provenant de diverses sous-entités, ayant diverses typologies. Des recoupements peuvent également se faire en procédant à une catégorisation temporelle, organisationnelle, géographique etc. C’est ainsi que l’on peut parler du fonds colonial, du fonds d’un ministère et du fonds des colonies françaises…
b- Le principe du respect des fonds : l’un des principes nés avec la pratique moderne de l’archivistique, sous l’impulsion de Natalys de Waily dès 1841, stipulant que les documents d’archives doivent rester ensemble dans le fonds qui les a vus naitre. Plus tard, en 1870, l’on ajoutera à ce principe, celui de la provenance voulant que les documents d’archives soient gardés ensemble dans le fonds qui les a vus naitre, et dans ce fonds, à leur place d’origine.
c- La théorie des trois âges : Si le père de cette théorie est Schellenberg, c’est avec l’impulsion de Natalys de Wailly (père du principe du respect des fonds) qu’elle a été introduite en France. Son but est de permettre de suivre l’évolution de la valeur du document ; ainsi, les documents sont des archives dès lors qu’ils sont créés. C’est le premier stade auquel on se réfère quotidiennement aux documents dans le cadre administratif. A ce stade, l’on parle des archives courantes ; elles sont conservées dans les bureaux où elles sont produites ou reçues. Lorsque passe le temps et que référence n’est plus faite quotidiennement à ces documents, ils deviennent des archives intermédiaires ou du deuxième âge, et sont transférés dans un dépôt de pré archivage. Plus tard, lorsque ces documents ne sont plus consultés du tout, mais présentent un intérêt scientifique ou historique, ils sont versés dans un dépôt d’archives historiques et sont dits archives du troisième âge.
d- Le plan de classification (plan de classement) : Il s’agit d’un outil utile aux archives lors de leurs deux premiers âges. L’on s’y réfère comme « structure hiérarchique et logique permettant (la classification), le classement et le repérage de pièces d’archives ou d’ensembles documentaires. » Cela permet l’identification et le regroupement d’éléments semblables de par leurs caractéristiques communes de fonction, sujet, nature, structure ou contenu. » Il permet de retrouver rapidement les documents créés et conservés pour une prise de décision rapide et efficace dans le cadre des activités menées.
e- Le calendrier de conservation : Il s’appelle aussi tableau d’archivage, tableau de gestion, et est « un documentaire réglementaire établi par l’administration centrale des archives décrivant les types de documents produits par une administration, un service, une institution ou dans le cadre d’une fonction administrative et fixant pour chacun d’entre eux le délai d’utilité administrative, le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer ».
f- Le bordereau de versement : Lors d’un versement, c’est le relevé détaillé énumérant les documents et dossiers remis à un service d’archives par un service versant. Il peut provisoirement servir d’instrument de recherche et doit obligatoirement accompagner tout versement d’archives.
De façon générale, la qualité des services d’archives est déterminée par le rigoureux suivi de ces principes de base, fixant un cadre général de suivi des bonnes pratiques. Ces principes, lorsqu’ils existent, trace le chemin de suivi des principes secondaires et, de fait, constituent les fondements des archives.
Sources :
– Wiktionnaire, le dictionnaire libre
– Wikipedia, la Gestion des documents d’archives